AD003-会议管理规定

1.0【目的】为了强化管理和部门间的沟通和合作，集思广益的分析处理问题和不断的改进工作，检查和落实各项工作任务、工作计划执行情况，使问题真正落实解决，也有利考核各部门及主管的工作，培养和增强团队精神，强化领导力和执行力,提高工作效率,促进公司的快速良性发展,特制定本制度。

2.0【范围】凡涉及公司会议活动均依本制度之管理要求去执行。

3.0【定义】无

4.0【职责】
4.1人事行政部:负责会议室的合理安排，并依照会议之要求准备会议所需办公设备。

5.0【内容】
5.1 会议申请
5.1.1 例会和部门内部会议不进行申请程序，详细内容附件。

5.1.2 其他跨部门会议和临时重要会议，由会议主持者进行申请，注明会议内容、会议所需资料、会议时间、地点及会议参加人员等，并经过部门分管领导批准，然后在管理群向行政人事申请会议室，确认后方可正式通知其他部门。

5.2 会议通知
5.2.1 会议通知（小范围会议和临时会议可进行电话通知）由主持部门管理群内发出，具体内容如下:

• 会议日期及开会时间；
• 会议的目的及宗旨；
• 与会人员及发言顺序；
• 议题的进行顺序及时间分配；
• 会议记录人员；
• 与会者准备的资料；
• 会议室的布置工作，应具备的设备。

5.3 会议前后工作
5.3.1 各项会议的召集者，应根据会议前所需准备时间，来通知与会人员准备资料，参会时做好《会议签到表》。
5.3.2 所有会议主持人和召集单位、与会人员都应分别做好有关的准备工作（包括拟订好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决定决议草案，落实会场，备好笔记等），公司要求会议所用资料的宣示与传发尽量使用投影的形式进行。
5.3.3 会议结束，会议记录人员应将会议内容整理清楚并形成《会议记录》，经会议主持人核准后，并发放相关人员（会议记录需在24小时内发出），同时追踪会议后的协调工作。

5.4 会议纪律
5.4.1 公司任何会议，与会人员必须严格遵守会议开会时间与会议纪律，会议迟到者每次捐公司爱心基金20元， 无故缺席者每次捐公司爱心基金40元。
5.4.2 会议过程中会场一律禁止手机响铃、接听手机或无故退场15分钟以上，否则每次捐公司爱心基金20元。
5.4.3 开会时要注意力集中，要围绕会议内容积极思考，不得谈论与会议内容无关之事，不得干扰会议的进行，尊重主持人的裁决，不得随便打断他人的发言，不得指责和抱怨他人，做好自我批评和检讨。
5.4.4 主持人应做好提前准备，提前到场，会议要紧扣主题，尽量控制会议时间，每次会议中待解决问题，在下次会议开始追踪结果，会议记录人及记录整理发放由主持人安排，会议有特殊议题时，主持人提前通知与会人员做好相关准备。

5.5 会议室管理
5.5.1 会议室统一由人事行政部管理和协调使用，由人事行政部负责维护。
5.5.2 对于需申请会议室的部门，在管理群内进行申请经审核后由人事行政部协调安排。

6.0【相关文件及运行记录】
6.1 相关文件：无
6.2 运行记录

• FM-MS-AD003-01-A0《会议签到表》
• FM-MS-AD003-02-A0《会议记录》