AD011-公司前台与大门管理规定

1.0【目的】规范公司前台接待工作要求，加强公司各大门出入安全，特制定本规定。

2.0【范围】适用于本公司

3.0【定义】无

4.0【职责】
4.1 人事行政部: 负责本制度执行。

5.0【内容】
5.1 前台的管理：
5.1.1 前台接待工作

• 前台需要注意衣着整齐，接待外来人员，需用礼貌用语，并合理安排人员接见。
• 前台接听外来电话，首先必须自报公司名称，如“您好，这里是云上公司！”
• 外来人员来访公司，必须先填写定《访客登记表》，并通过电话联系得到被访者的同意才能放行，同时发放访客证，要求佩戴胸前。离厂时应收回访客证件并在《访客登记表》填写离开时间。
• 职员外出必须走前台大门，并要求提供《出差申请单》需部门经理审核，分管副总批准，否则不允许外出，强行外出按人事考勤制度处理。

5.1.2 公司邮件品的签收与发送由前台负责。

• 收发工作人员要对所经手的所有邮件物品负保管责任，在邮件品收发过程中做到不损坏、不丢失、不送错、不延误。
• 外发邮件品每日由各部门统一到前台办理相关外发手续，（邮件品需有部门经理签字核准）再由前台组每日上午一次和下午一次联系快递公司集中处理，如有急发物品前台组要视情况及时给予办理。
• 前台要对每天邮件品的外发情况登记到《邮递品收发记录表》，并把每月登记明细和外发邮件品的存单整理后送财务部，财务部审核后统一按月结或其它方式付邮递费。
• 来厂送邮件品人员不允许进入公司办公室，由前台文员签收即可；如果必须要收件人本人签收的，由前台文员联系收件人到前台签收。
• 对于来厂邮件品需“到付”投递费的，由前台文员签收后交前台，由前台通知收件人领取及登记。如需“到付”现金的，前台文员先和收件人确认后给予付款，凭收据向收件人收款。
• 前台文员要将每日所签收的邮件品分清缓急，不定时地发送给相关收件部门或收件人，在得到确认后要督促收件人员签收。
• 私人邮件品由前台文员每日通过白板对外公布，收件人凭厂证领取，但不能相互代领。包裹等物品需交投递费的先由前台文员代交，收件人领取时凭收据付费。
• 对于滞发邮件品超过一个月的，由前台文员报给人事行政部核实收件人情况，如收件人已离职或属错寄，应作退回处理；如收件人请长假的视邮件品情况押后或退回寄件人。对于滞发邮件品作退回处理的要作详细登记，并要求邮递员签收，并备案。

5.2 大门的管理：
5.2.1 外来送货车辆进入厂区范围，保安必须先敬礼后问话，确认后办理登记手续；车辆离开后需由保安检查后方可放行；

• 如出门携带货物出门，需要有仓库开具的《放行条》与相应业务单据明细，经查验无误后才能给予放行。
• 供应商如有随带货物进厂，保安必须进厂前事先要求供应商登记，否则不予放行。

5.2.3 公司送货车出门，必须由仓库开具《放行条》，保安见有效批准签名方可放行。
5.2.4 员工上班时间外出，一律凭《出差申请单》或《请假单》等有效证明交给保安处才能外出。
5.2.5 私人物品携带出厂，要求主动接受保安检查，与公司相仿物品带出厂区，须先向人事行政部开具《放行条》，否则保安一律不予放行。
5.2.6 外卖废品出大门，凭人事行政部《放行条》方可放行。公司任何物品（包括报废品），无有效放行条，保安一律不得放行。
5.2.7 厂区各大门保安需按时开、关门，保障公司日常管理工作进行。

6.0【相关文件及运行记录】
6.1 相关文件：无
6.2 运行记录

• FM-MS-AD011-01-A0《访客登记表》
• FM-MS-AD011-02-A0《邮递品收发记录表》
• FM-MS-AD011-03-A0《放行条》
• FM-MS-AD004-01-A0《出差申请单》