PU001-采购业务管理规定

1.0 【目的】 规范公司内部采购业务流程，确保适时、适量、适价地采购物料，在确保不影响生产的情况下，降低采购成本。

2.0 【范围】 适用于xxx公司订单采购业务。

3.0 【定义】 无

4.0 【职责】
4.1 采购部: 负责采购订单的过程管理与监控。

5.0 【内容】
5.1 采购订单管理
5.1.1 采购员在ERP系统中，根据各部门提出的《请购单》，首先检查以下几种情况：

• 生产物料由计划部下达，经计划部门经理审核，分管副总审批。
• 生产工具类由工程部下达，经工程部门经理审核，分管副总审批。
• 行政用品类由行政部下达，经行政人事部经理审核，分管副总审批。

5.1.2 采购员检查完成后，在ERP系统内对已经过核准的请购单进行比价生单，系统将根据厂商价目表取最低价格生成《采购订单》。
5.1.3 采购员打印《采购订单》，或形成PDF电子档。
5.1.4 采购员需对生成的《采购订单》进行确认，采购部经理审核、副总经理批准；按管理要求，ERP系统已经控制了以下几个事项：

• 采购订单价格不可以修改，如需修改，需在采购订单生成前更新价格调整单。
• 采购订单价格不可以修改，如需修改，需在采购订单生成前更改请购需求日期。
• 采购部不可以手工增加《采购订单》，只可以通过《请购单》生成。
• 《采购订单》一单金额权限批准设置： 1万以下部门经理、5万以下分管副总、5万以上由总经理核准。

5.1.5 《采购订单》核准后，发给供应商，并要求供应商在一天内回传。
5.1.6《采购订单》核准未通过，则返回ERP系统对《采购订单》重新进行修改，在修改后再次提交审核。

5.2 采购订单变更管理
5.2.1《采购订单》供应商回传后，有发生变化，按以下情况进行作业：

• 采购部门发起的订单变更，由采购部门填写《联络单》，并经采购主管审核，然后交给请购部门确认，请购部门确认之后，由采购员在ERP系统内进行采购订单变更操作。
• 工程ECN变更发起的订单变更，由工程部发起工程ECN变更流程，填写《ECN变更单》并通知采购、计划部等部门，经各部门确认之后由采购员在ERP系统内进行采购订单变更。
• PMC部发起的订单变更，由计划部填写《联络单》，经计划部主管审批之后通知采购部门，待确认后由采购员进行采购订单变更。

5.2.2 采购员确认变更信息之后，按《采购订单》正常的权限审批进行。
5.2.3 相关审核之后，由采购员打印《采购订单》并传真至供应商，要求供应商在一天内回传。

5.3 采购订单跟进业务
5.3.1 采购员需按《采购订单》的预定交货日期，每天在ERP系统进行跟进交货情况。
5.3.2 在采购过程中，如有异常，需及时与请购部门进行沟通，以便及时得到工作计划调整。
5.3.3 《采购订单》交货后，如有品质异常，需及时联络供应商处理，杜绝生产欠料情况。
5.3.4 采购部分析每月供应商交货情况，进行统计以下相关数据信息，以作为后续供应商周期评审的依据。

• 供应商批次准时交货率
• 供应商批次来料合格率

5.3.5 采购部定期与供应商评审物料以下信息，并形成标准物料信息文件《采购周期与批量申购管制表》，与计划部达成共识，并将物料相关信息，维护到ERP系统物料档，要求计划部严格按标准执行请购业务。

• 物料的采购周期
• 物料的最低采购批量
• 包装批量

6.0【相关文件及运行记录】
6.1 本规定所涉及的相关文件

• QP009《外部提供的过程、产品与服务控制程序》

6.2 本规定所涉及的运行记录

• FM-QP009-15-A0《请购单》
• FM-QP009-16-A0《采购订单》
• FM-QP009-17-A0《采购周期与批量申购管制表》
• FM-MS-PU001-01-A0《物料准时交货率统计表》