IT010-ERP系统日常操作管理规定

1.0【目的】完善ERP系统的日常操作规范化，确保ERP系统数据的安全、完整，以及系统日常工作的顺利进行。

2.0【范围】 本规定适用于公司

3.0【定义】 无

4.0【职责】
4.1 信息管理中心：负责本管理规定的执行与监督

5.0【内容】
5.1 用户账号及权限管理
5.1.1 用户新增与权限修改

• 用户增加或用户权限修改的范围：
  （1）部门新进人员，工作所需。
  （2）部门人员工作职能变动，工作权限修改。
• 用户账号的增加、权限修改，申请人填写《ERP用户账号申请表》，申请单位部门主管领导签字，提交给信息管理中心作审查，通过后交由ERP系统管理员进行相应操作。
• 对于跨单位（或部门）的权限申请，除了上述相应之申请还需经所跨业务的相关单位（或部门）主管领导审批签字。

5.1.2 用户账号注销

• 用户账号的终止应符合下列情况之一：
  （1）用户账号的持有人工作调动；
  （2）用户账号持有人离职。
• 部门人员工作调动,部门负责人需通知用户账号持有人填写《ERP用户账号申请表》，在表中勾选“权限更改”内容,申请单位部门主管领导签字，提交信息管理中心作审查，通过后交由ERP系统管理员进行相应操作。
• 如是账户持有人离职，分两种情况进行操作：
  （1）部门负责人提出：根据工作需要由部门负责人提交《ERP用户账号申请表》，通知ERP系统管理员注销用户。
  （2）离职本人按人力资源辞职交接表，经过信息管理中心办理注销用户手续。
  （3）未使用账号的离职，需由部门经理在辞职交接表中注明无使用，并签名。
• 对终止的用户账号数据模板必须保存，系统管理员做好文档记录工作。

5.1.3 用户密码管理

• 所有用户初始密码为用户账号，用户首次使用时必须更改密码，并注意保护自己的密码，防止泄露。
• 当用户账号的持有人忘记用户密码，必须填写《ERP用户账号申请表》，在表中勾选“修改密码”内容,申请单位部门主管领导签字，提交信息管理中心作审查，通过后交由ERP系统管理员进行相应操作。

5.1.4 用户账号的锁定和解锁管理

• 用户进行不正确的登陆并且超过某一特定次数时，出于系统安全角度的考虑，需要对该用户的ID进行锁定。
• 如需对该用户账号予以解锁，在解锁前必须由锁定用户填写内部联络单，锁定用户单位部门主管领导签字，提交信息管理中心作审查，通过后交由对应法人组织下的ERP系统管理员进行解锁。

5.2 ERP培训管理
5.2.1 岗前培训

• 培训对象：
  （1）部门新进、需要使用ERP系统的人员；
  （2）部门内或跨部门工作岗位调动、需要使用ERP系统的人员。
• 操作程序：
  （1） 信息管理中心接收到各部门的《ERP用户账号申请表》之后，根据实际情况安排人员进行岗前培训，并填写《培训签到表》，做好培训记录；
  （2）培训完成之后由信息管理中心对其进行考核，考核后在《培训考核表》中记录成绩。合格者方可开通账号及权限，进行上岗；反之则不具有上岗资格。

5.2.2 在岗培训

• 培训对象：培训对象为公司在职ERP操作用户。
• 操作程序
  （1）信息管理中心定期制定在职ERP操作用户的培训计划，巩固和加强操作用户的系统操作技能；
  （2）如遇到系统重大操作更新，信息管理中心需进行在职ERP操作用户培训；
  （3）信息管理中心负责对ERP操作用户进行培训，并做好培训记录；
  （4）培训完成之后由信息管理中心进行考核，并在《培训考核表》中记录成绩作为存档备案。

5.2.3 下岗培训

• 培训对象：公司在职ERP操作用户错误操作次数月超过3次，需停止使用ERP系统，接受下岗培训。
• 操作程序
  （1）信息管理中心针对在职ERP操作用户进行考核，发现月超过3次操作失误者，要求停止账号；并通知对方部门负责人，要求下岗重培训。
  （2）信息管理中心对下岗用户进行专项培训，并作好培训记录；
  （3）培训完成之后由信息管理中心进行考核，并在《培训考核表》中记录成绩作为存档备案。
  （4）考核合格后，再恢复该用户使用权限。

5.3 ERP系统问题反馈规定
5.3.1 反馈问题的方式

• 各部门的操作用户在遇到系统问题时应及时将问题反馈至信息管理中心专项负责人，具体反馈方式有如下几种：
  （1）通过邮件反馈问题；
  （2）通过公司协同平台的消息功能反馈问题；
  （3）电话咨询；

5.3.2 操作程序

• 信息管理中心在接收到各部门操作用户提出的问题之后，需及时解决问题并以相同的方式回复操作用户；
• 信息管理中心如遇到重大问题时，应将其作为项目问题及时提交给用友公司解决，并及时跟进。
• 所有反馈的问题需整理成清单，并发布在协同平台，作为ERP知识管理库内容，供后续账户遇到同样的问题作以查询。

5.4 系统资料下发操作规范
5.4.1 各部门操作用户如有资料需要进行下发，需由申请人填写《内部联络单》，申请单位部门主管领导签字，提交信息管理中心作审查，通过后由信息管理中心专人进行下发，ERP系统下发资料主要包括：

• 客户档案
• 供应商档案
• 料品档案

5.5 系统数据修改管理规定
5.5.1 系统数据修改的范围

• 因ERP系统原因导致操作用户需要修改数据或删除单据，由信息中心填写单据,相关部门执行.
• 因操作用户自身操作不当导致需要修改数据或删除单据；
• 因实际业务的改变导致操作用户需要修改数据或删除单据。

5.5.2 系统数据修改程序

• 由申请人填写《内部联络单》，申请单位部门主管领导签字，提交给信息管理中心作审查，通过后交由信息管理中心专人进行相应操作；单据业务涉及到的相关部门都必须确认。
• 如果是由操作用户自身操作不当导致的行为，需根据情节轻重进行处罚。

5.6 系统操作管理规范
5.6.1 ERP操作用户必须按规定的流程和操作规范进行操作，如违反操作规范将视情节严重程度进行处罚。

• 由于操作不当对系统数据造成影响，必须进行数据修改的行为，每次数据修改一次
• 由于ERP操作用户不按既定流程操作，影响工作效率，耽误工作，每次罚款10元；导致单据错误者每次罚款20元。

6.0【相关文件及运行记录】
6.1 本程序涉及的相关文件：无

6.2 本程序涉及的运行记录：

• ERP用户账号申请表》
• 《内部联络单》
• 《培训考核表》
• 《培训签到表》